- Contexte et justification
Depuis le 1er janvier 20224, le Togo est rentré dans un nouveau système
comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL). L’une des obligations du
SYCEBNL est la mise en place d’une comptabilité saine. La tenue de la
comptabilité devra se faire à partir d’un logiciel de comptabilité qui permet de
tenir le journal de toute la comptabilité de l’AST.
Ainsi, vu l’entrée en vigueur du SYCEBNL depuis deux (02) mois, l’obligation
de la mise en place de la comptabilité, il est impératif de procéder à l’acquisition
d’un logiciel comptable pour faciliter la gestion comptable et financière de l’AST.
Objectifs de la mission
Objectifs général
L’objectif de la mission est d’assurer l’acquisition d’un logiciel comptable adapté
au SYCEBNL pour l’AST.
Objectifs spécifiques
- Paramétrer le logiciel ,
- Mettre en réseau le système d’information,
- Former le personnel sur le logiciel et le SYCEBNL.
III. Résultats attendus
- Le logiciel de la comptabilité de l’AST est acquise et paramétré suivant
les fonctionnalités.
- Le système d’information est en réseau.
- Le personnel finance et comptable est formé sur le logiciel et
SYCEBNL.
- Lieu et Délai de Livraison
La livraison du logiciel se fera à Lomé au Togo au siège de l’AST situé à Baguida.
Le délai de livraison est de 30 jours maximum après la signature du contrat.
- Préparation et soumission des offres
a- Composantes de l’offre
Cet appel d’offres restreint a pour objet de sélectionner une structure qui assure
l’installation d’un logiciel de la comptabilité, la mise en réseau du système
d’information et la formation du personnel sur le logiciel et le SYCEBNL
Le cabinet devra soumettre une facture pro forma détaillée précisant les
fonctionnalités du logiciel, le délai de livraison, le prix au TTC, les modalités de
paiement, la garantie offerte et la formation du personnel.
b- Fonctionnalités minimales
Le logiciel étant destiné à faciliter la gestion des activités de la comptabilité de
l’AST, il devra être capable d‘exécuter les fonctionnalités suivantes :
- Plan comptable
- Plan de tiers fournisseurs / partenaires
- Comptes analytiques (Projets – activités de projets)
- Journaux de banques [surtout celles dédiées aux projets]
- Journaux de caisse
- Journaux (Opérations diverses, Salaires…)
- Balance générale
- Balance analytique / Rapport financier
- Budget
- Enregistrement des opérations dans le journal dédié à chaque opération
– Ventilation dans les comptes généraux appropriés
– Ventilation des montants dans les comptes analytiques appropriés
– Affectation des fonds par postes budgétaires
- Utilisation de filtres dynamiques pour obtenir les données spécifiques
nécessaires
- Rapport intégré à Microsoft Excel • Habilitation fonctionnelle
- Inventaires
- Processus d’inventaire
- Les ouvertures/clôtures d’exercice et l’archivage des données;
- La sauvegarde des données;
- Les possibilités d’import et d’export des données;
- La génération du fichier des écritures comptables;
- La conformité à la réglementation fiscale
- Fournir tous les matériels nécessaires à l’installation et au paramétrage du
logiciel.
- La comptabilité de l’AST doit être accessible et consultable via des
navigateurs web
- Renforcer les capacités du personnel de l’AST sur le logiciel fourni
– Développer les directives pour les utilisateurs sur la façon d’utiliser un
logiciel conformément au cadre international
Quantité :
- 01 unité
Délai de livraison : La livraison interviendra dans un délai de (30) jours au plus
tard à compter de la date de notification du marché.
Garantie : Le fournisseur s’engage à accompagner dans l’utilisation du logiciel
durant une période d’un an au moins.
Réception : La signature du bordereau de livraison constatera la livraison du
logiciel.
Dispositions diverses : AST se réserve le droit de faire une expertise du logiciel
livré et de rejeter le logiciel non conforme aux fonctionnalités techniques.
- Participation
La participation à la concurrence est ouverte aux fournisseurs.
Les offres doivent être déposées sous plis fermés au secrétariat de l’AST au
Siège social de l’ONG Action Santé pour Tous (AST)
Près du CEG Baguida, sur la voie Baguida – Dévégo
07 BP: 13533 Lomé 07 – Togo
Tel: (00228) 90056274/ 99439402/ 22 27 15 85 23
Portant mention « Acquisition d’un logiciel comptable »
Date de lancement : 12 Mars 2024
Date limite de dépôt de l’offre : 20 Mars 2024 à 10 h00
VII. L’offre et les conditions
L’offre comprendra les éléments suivants :
– Une petite présentation de la société soumissionnaire
– Les documents légaux d’enregistrement
– Une facture proforma détaillée
L’offre devra être reçue au plus tard le 20 Mars 2024 à 10h00. Les offres
soumises en retard ne seront pas acceptées.
Conditions de l’offre:
- Tous les documents et informations donnés par le soumissionnaire
devraient être clairs et sans aucune ambiguïté
- Les modifications et ajouts aux documents, en particulier la description du
service et les conditions contractuelles ne sont pas autorisées. Cela
s’applique en particulier aux propres modalités générales du prestataire
- L’offre doit être complète et inclure le prix et toutes les informations et
explications requises
- AST se réserve le droit de demander des informations complémentaires.
- Eligibilité
Cet appel d’offres est ouvert de manière égale à toute personne physique ou
morale et à toutes les sociétés qui ont la qualification et sont capables d’assurer la
vente et la formation du logiciel comptable demandé par AST.
- Période de validité
Les soumissionnaires s’engagent à déposer des offres qui seront valables pour une
période de 30 jours à compter de la date limite de soumission des offres.
c. Langue
Le français est la langue dans laquelle les offres seront rédigées et ainsi toutes les
correspondances entre AST et le cabinet.
- Devise
Les offres doivent être soumises en franc CFA.
- Modification ou retrait des offres
Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par une notification
écrite avant la date limite de soumission des offres. Passé cette date, aucune offre
ne pourra plus être modifiée et tout retrait de l’offre entraine la non-participation
définitive au processus d’appel d’offres.
- Coût de préparation des offres
Le soumissionnaire prendra en charge l’ensemble des coûts liés à la préparation
et au dépôt de son dossier. AST ne sera en aucun cas responsable desdits coûts
indépendamment du déroulement ou du résultat de la procédure de sélection.
- Modalités de payement
Le paiement sera fait par chèque barré au nom de la structure.
Pour tout renseignement, appeler : 22 27 15 85 / 9005 62 74
Le Directeur Exécutif