description du poste
Titre du poste : Responsable administratif, presse et affaires culturelles
Nombre d’heures : 35
Échelle salariale: 6
Description Générale de l’emploi
Le responsable administratif, de la presse et des affaires culturelles est principalement chargé de :
- fournir un soutien organisationnel, administratif et de secrétariat au personnel chargé des politiques de l’ambassade, c.-à-d. organiser des réunions internes et externes, rédiger des procès-verbaux, organiser des déplacements, organiser des événements et des réceptions et évaluer les demandes de bourses.
- Être un membre actif de l’équipe des communications, de la diplomatie publique et de la diplomatie culturelle, c.-à-d. gérer et créer du contenu pour les médias sociaux et le site Web de l’ambassade, lancer et gérer des événements de diplomatie culturelle et publique. Rédiger un plan de communication complet et maintenir les contacts avec les médias.
Détail
Les détails des tâches administratives comprennent :
- répondre aux questions par lettre, téléphone et courriel ;
- évaluer l’importance et l’urgence de la correspondance reçue et, de sa propre initiative et à sa discrétion, annexer les renseignements nécessaires pour la traiter ;
- Prendre des dispositions de voyage, compiler et fournir des renseignements généraux à l’appui des agents d’orientation ;
- l’évaluation des demandes de bourses ;
- gérer et organiser les dossiers et la documentation, y compris l’archivage ;
- Organiser et préparer les réunions et les événements, veiller à ce que les documents des réunions soient complets, joindre les informations générales pertinentes, attirer l’attention sur les questions nécessitant une attention particulière, tenir des procès-verbaux, établir des rapports et surveiller l’avancement et l’exécution des arrangements et des décisions prises ;
- Établir et tenir à jour des listes de personnes-ressources pour les événements récurrents, comme le jour du roi ou les événements de fin d’année, afin d’assurer la diffusion en temps opportun des invitations ;
- Fournir un soutien logistique, administratif et informatique pendant les réunions ;
- Tenir à jour la base de données des contacts de l’ambassade.
- Les tâches relatives à la presse, à la culture et à la communication sont détaillées comme suit :
- Faire des propositions sur les groupes cibles à atteindre, les informations à fournir et les moyens de communication les plus appropriés ;
- Rendre visible le travail de l’ambassade au Ghana par le biais des médias sociaux, en s’engageant auprès des abonnés et en répondant aux questions ;
- Dans le cadre de l’équipe de la culture et des communications, élaborer un plan de diplomatie publique et de diplomatie culturelle chaque année ;
- Préparer et soutenir les comparutions publiques et médiatiques du personnel de l’ambassade et du chef de mission ;
- organiser et gérer les activités de diplomatie publique et de diplomatie culturelle de l’ambassade ;
- Gérer la diplomatie publique et les budgets culturels et assurer une saine gestion de projet.
Compétences clés requises
Travailler avec les autres Orientation client Travailler avec précision Flexibilité
Capacité de communiquer de vive voix et par écrit
Connaissances et compétences
Niveau d’études : niveau professionnel supérieur
Niveau d’expérience : expérience pertinente requise
- Connaissance des méthodes numériques et traditionnelles d’information et de communication
- Expérience de la gestion de projets
- Compétences en communication externe, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- compétences en réseautage ;
- Sens de l’organisation ;
- Une affinité avec les médias sociaux, la culture et les arts sous toutes leurs formes.
Milieu de travail
L’ambassade du Royaume des Pays-Bas au Ghana est une ambassade de taille moyenne avec du personnel expatrié et local, régulièrement complété par un stagiaire (gouvernemental) et / ou des stagiaires. Il y a une coopération étroite avec tous les membres de l’ambassade.
L’ambassade promeut des relations bilatérales solides entre le Ghana et les Pays-Bas.
L’ambassade a une orientation économique, avec un fort accent sur l’agriculture, notamment sur le cacao et l’horticulture.
Échelle salariale de départ (brute) : SGH 9 298 – SGH 13 948 par mois, excellentes conditions d’emploi secondaires.